Kurz gesagt: Eine Rechnung in Deutschland braucht laut §14 UStG mindestens Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistungsbeschreibung sowie Netto-, USt.- und Bruttobetrag. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland kommt seit 2025 zusätzlich schrittweise die E-Rechnungspflicht hinzu. Weiter unten kannst du eine Rechnung direkt kostenlos erstellen.
Die Pflichtangaben einer Rechnung
§14 Abs. 4 UStG legt fest, was eine Rechnung mindestens enthalten muss, damit sie steuerlich anerkannt wird und der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann:
- Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung
- Liefer- oder Leistungsdatum, falls es vom Ausstellungsdatum abweicht
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz, sowie der jeweilige Umsatzsteuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa bei Kleinunternehmern nach §19 UStG
- Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Rabatte, Skonto), falls nicht bereits im Preis berücksichtigt
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formal nicht ordnungsgemäß – das häufigste praktische Problem dabei ist, dass der Empfänger damit keinen sauberen Vorsteuerabzug belegen kann und die Rechnung korrigiert werden muss.
Die Kleinbetragsrechnung: vereinfachte Regeln bis 250 Euro
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto gelten nach §33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Es reichen:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Leistung
- Der Bruttobetrag und der anzuwendende Steuersatz – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Eine separate Aufschlüsselung von Netto- und Umsatzsteuerbetrag, eine fortlaufende Rechnungsnummer und die Angabe des Empfängers sind bei einer Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich. Kleinbetragsrechnungen bleiben auch nach vollständigem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht vom strukturierten Format ausgenommen.
Papier, PDF oder E-Rechnung: Welches Format wann?
Nicht jede Rechnung muss dieselben Formatanforderungen erfüllen – das hängt davon ab, wer der Empfänger ist:
| Empfänger | Zulässiges Format |
|---|---|
| Privatperson (B2C) | Papier, PDF oder jedes andere Format – die E-Rechnungspflicht gilt hier nicht. |
| Unternehmen im Ausland | Papier oder PDF; die nationale E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische Umsätze. |
| Unternehmen in Deutschland (B2B) | Muss seit 1. Januar 2025 empfangsbereit sein für eine E-Rechnung; die Ausstellungspflicht selbst greift gestaffelt ab 2027 bzw. 2028. |
Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 – meist als reines XML (XRechnung) oder als Hybrid-PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD). Mehr dazu im Ratgeber Was ist eine E-Rechnung?
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Sowohl ausgestellte als auch empfangene Rechnungen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, wie andere Buchführungsunterlagen auch. Für elektronisch erstellte oder empfangene Rechnungen kommen die GoBD-Anforderungen hinzu: Die Aufbewahrung muss unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar erfolgen – ein einfacher Ordner mit ausgedruckten PDFs reicht dafür in der Regel nicht aus.