Was wirklich als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, sodass die Daten automatisch verarbeitet werden können, ohne dass jemand sie von Hand abtippen muss. Die gesetzliche Definition in §14 Umsatzsteuergesetz verlangt, dass die Rechnungsdaten dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen – einem festen Satz an Datenfeldern (Beträge, Steuersätze, Daten, Parteien), die so aufgebaut sind, dass Software sie direkt auslesen kann.

Entscheidend ist das Wort strukturiert. Dass ein Mensch eine Rechnung lesen kann, ist nicht dasselbe, als könnte Software sie lesen – eine E-Rechnung muss die zweite Bedingung erfüllen.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

In Deutschland dominieren zwei Formate, die dasselbe Problem unterschiedlich lösen.

Die beiden gängigen deutschen E-Rechnungsformate.
Format Was es ist Für Menschen lesbar?
XRechnung Eine reine XML-Datei mit ausschließlich strukturierten Daten, ohne eigenes Layout Nein – benötigt einen Viewer oder kompatible Software zur Anzeige
ZUGFeRD Eine hybride PDF/A-3-Datei mit denselben strukturierten XML-Daten im Inneren Ja – öffnet sich wie eine normale PDF

XRechnung entstand als Pflichtformat für Rechnungen an Bund und Länder (B2G) und wird dort weiterhin häufig genutzt. ZUGFeRD hat sich wegen seiner Hybrid-Eigenschaft – eine echte PDF, die jeder öffnen kann, mit eingebetteten Daten für die Software – in vielen B2B-Beziehungen als praktischere Wahl durchgesetzt, weil der Empfänger keine besondere Software braucht, nur um die Rechnung anzusehen.

Was keine E-Rechnung ist

Hier entsteht die meiste Verwirrung, denn all das sieht nach "digitaler Rechnung" aus, erfüllt aber nicht die gesetzliche Definition:

  • Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung. Sie ist digital, aber ein Abbild der Rechnung – keine strukturierten Daten, die ein System automatisch auslesen kann.
  • Eine eingescannte Papierrechnung. Gleiches Problem – durch Scannen entsteht keine Struktur.
  • Eine aus Word oder Excel exportierte PDF-Rechnung. Bleibt ein formatiertes Dokument, egal wie ordentlich es aussieht.

Nach den aktuellen Übergangsregelungen dürfen diese Formate oft noch für eine begrenzte Zeit mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden – rechtlich sind es aber keine E-Rechnungen, und genau dieser Unterschied entscheidet darüber, ob ein Unternehmen seinen Pflichten nachkommt. Unser Ratgeber Warum die E-Rechnung Pflicht ist zeigt genau, wann diese Übergangsregelungen auslaufen.

Wer eine E-Rechnung empfangen können muss

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen eine strukturierte E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze empfangen können – unabhängig von der Größe, auch Freiberufler und kleine Gewerbe sind betroffen. Empfangen-Können und Ausstellen-Müssen sind zwei verschiedene Pflichten mit unterschiedlichem Zeitplan; wie das Ausstellen praktisch abläuft, zeigt unser Ratgeber E-Rechnung erstellen und versenden.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF ist das digitale Abbild einer Rechnung, aber keine strukturierten Daten. Eine E-Rechnung muss die Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne eigenes Layout, ursprünglich für die öffentliche Verwaltung entwickelt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine normale PDF mit eingebetteten strukturierten Daten, lesbar für Menschen und automatisch verarbeitbar durch Software.

Was ist die EN 16931?

Die EN 16931 ist der europäische Standard, der festlegt, welche Datenfelder eine konforme E-Rechnung enthalten muss. XRechnung und ZUGFeRD erfüllen beide diesen Standard.

Zählt eine eingescannte Papierrechnung als E-Rechnung?

Nein. Ein Scan ist ein Bild und keine strukturierten Daten, unabhängig davon, wie er versendet wird.

Brauche ich spezielle Software, um eine E-Rechnung zu lesen?

Für eine reine XRechnung im XML-Format ja, da sie kein eigenes Layout besitzt. Eine ZUGFeRD-Datei öffnet sich wie eine normale PDF.