Das richtige Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD

Beide Formate erfüllen die rechtliche Definition aus unserem Ratgeber Was ist eine E-Rechnung, die Wahl richtet sich also meist danach, an wen du die Rechnung stellst.

  • XRechnung ist die naheliegende Wahl für Rechnungen an Bund und Länder (B2G), wo es schon vor der breiteren B2B-Pflicht das vorgeschriebene Format war.
  • ZUGFeRD eignet sich meist besser für gewöhnliche B2B-Beziehungen, weil der Empfänger die Datei wie eine normale PDF öffnen kann, selbst wenn seine eigenen Systeme die eingebetteten Daten noch nicht automatisch verarbeiten.

E-Rechnung erstellen, Schritt für Schritt

  1. Konforme Software wählen

    Fast niemand schreibt EN-16931-konformes XML von Hand. Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, ist der praktische Ausgangspunkt – prüfe das vor der Entscheidung für ein Tool, wenn E-Rechnungen für dein Geschäft wichtig sind.

  2. Strukturierte Daten aus der Buchhaltung erzeugen

    Die Rechnung sollte direkt aus den bereits gebuchten Daten entstehen – Kunde, Betrag, Steuersatz und Positionen, die du schon erfasst hast – statt sie separat neu einzutippen. Das ist schneller und weniger fehleranfällig.

  3. Gegen das EN-16931-Schema validieren

    Prüfe die erzeugte Datei vor dem Versand gegen die Validierungsregeln des Standards. So erkennst du fehlende Pflichtfelder oder eine fehlerhafte Struktur, bevor sie zum Problem des Empfängers werden – oder als abgelehnte Rechnung zurückkommen.

  4. Die Rechnung übermitteln

    Wie du sie versendest, hängt vom Empfänger und vom Format ab – dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Wie E-Rechnungen tatsächlich übermittelt werden

Es gibt keinen einzigen vorgeschriebenen Übertragungsweg – mehrere existieren nebeneinander, je nachdem, an wen du versendest.

  • E-Mail-Anhang: der einfachste Weg für eine ZUGFeRD-Datei, da sie für die E-Mail einfach ein normaler PDF-Anhang ist, mit den strukturierten Daten im Inneren.
  • Peppol: ein internationales Netzwerk zum direkten Austausch strukturierter E-Rechnungen zwischen Systemen, zunehmend genutzt im öffentlichen wie im privaten Bereich, besonders grenzüberschreitend.
  • Portale der öffentlichen Verwaltung: Rechnungen an deutsche Bundesbehörden laufen in der Regel über eine zentrale Einreichungsplattform statt per E-Mail und benötigen eine Leitweg-ID, um die Rechnung an die richtige Stelle innerhalb der Behörde zu leiten.

Häufige Fehler

  • Eine einfache PDF verschicken und sie als konform bezeichnen. Sie sieht danach aus, enthält aber keine strukturierten Daten und erfüllt die gesetzliche Definition nicht.
  • Die Validierung überspringen. Eine Datei, die sich problemlos öffnet, kann bei der Schema-Prüfung trotzdem durchfallen, wenn ein Pflichtfeld fehlt oder fehlerhaft ist.
  • Die Leitweg-ID vergessen bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, was zur Ablehnung oder Fehlleitung der Rechnung führt.
  • Annehmen, eine gescannte Rechnung zähle. Sie bleibt ein Bild, egal welche Auflösung oder welcher Übertragungsweg.

Das ist eine der am leichtesten zu automatisierenden Buchhaltungsaufgaben. Sobald Software die Datei direkt aus gebuchten Daten erzeugt und validiert, verschwinden die manuellen Schritte fast vollständig – unser Ratgeber Buchhaltung automatisieren (auf Englisch) zeigt, wie das ins größere Bild passt.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine E-Rechnung ohne spezielle Software erstellen?

Für mehr als gelegentliche Einzelfälle realistisch nicht. Gültiges, EN-16931-konformes XML von Hand zu erstellen ist unpraktisch, deshalb nutzen fast alle Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware.

Was ist Peppol und brauche ich es?

Peppol ist ein internationales Netzwerk zum Austausch strukturierter E-Rechnungen zwischen Systemen und über Grenzen hinweg. Eine einfache inländische ZUGFeRD-Rechnung kann aber auch einfach per E-Mail verschickt werden.

Brauche ich eine Leitweg-ID, um eine E-Rechnung zu versenden?

Nur für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Sie leitet die Rechnung an die richtige Stelle innerhalb der Behörde und ist für B2G-XRechnungen Pflicht, für gewöhnliche B2B-Rechnungen aber nicht relevant.

Was ist der häufigste Fehler bei E-Rechnungen?

Eine einfache PDF zu verschicken und sie als konform zu behandeln. Sie sieht wie eine elektronische Rechnung aus, enthält aber keine strukturierten Daten.

Kann ich während der Übergangszeit noch eine einfache PDF-Rechnung verschicken?

In vielen Fällen ja, in der Regel mit Zustimmung des Empfängers, solange die Ausstellungspflicht für dich noch nicht gilt. Danach reicht eine einfache PDF nicht mehr aus.